QUY CHẾ SÀN GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN HÀ TĨNH

(Ban hành theo Quyết định số: /QĐ-HĐTV ngày tháng 12 năm 2010
của Hội đồng Thành viên Công ty TNHH Huyền Minh)

CHƯƠNG I:
CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Giới thiệu chung:

Sàn giao dịch Bất động sản Hà Tĩnh (Gọi tắt là Sàn Giao dịch) là một đơn vị trực thuộc Công ty TNHH Huyền Minh (Gọi tắt là "Công ty")

Tên gọi chính thức: Sàn giao dịch Bất động sản Hà Tĩnh

Tên giao dịch bằng tiếng Anh: Ha Tinh Real Estate Exchange (Ha Tinh Exchange)

Địa chỉ: phường Trần Phú, thành phố Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh

Điện thoại: 0393. 609175; Fax: 0393. 609154

Website: www.batdongsanhatinh.com.vn Email: batdongsanhatinh@gmail.com

Tài khoản số: 020000642910 tại Ngân hàng Ngoại thương - Chi nhánh Hà Tĩnh.

Điều 2: Chức năng, nhiệm vụ của sàn giao dịch bất động sản

- Sàn Giao dịch Bất động sản Hà Tĩnh là đơn vị tổ chức, thực hiện các nghiệp vụ marketing để bán, chuyển nhượng, cho thuê các công trình nhà, văn phòng, các sản phẩm do: Công ty thực hiện đầu tư, tạo lập; và của khách hàng là cá nhân và các doanh nghiệp khác gửi lên sàn giao dịch;

- Thu thập và phân tích các dữ liệu, thông tin về cung cầu và biến động giá cả của thị trường bất động sản để tham mưu cho Ban lãnh đạo công ty trong việc xác lập, chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh.

- Cập nhật các quy định pháp luật về lĩnh vực bất động sản, vận dụng phù hợp với kế hoạch kinh doanh và các hoạt động của công ty.

- Định kỳ báo cáo Ban lãnh đạo công ty về tình hình hoạt động kinh doanh của sàn giao dịch và đưa ra giải pháp, phương án thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh để Ban lãnh đạo cho ý kiến.

Điều 3: Nguyên tắc tổ chức và hoạt động của Sàn giao dịch Bất động sản

1. Sàn giao dịch Bất động sản là một bộ phận thuộc công ty thực hiện theo các quy định, quy chế, quy trình của công ty; chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo và trước pháp luật về hoạt động của mình.

2. Sàn Giao dịch Bất động sản Hà Tĩnh hoạt động trên nguyên tắc công khai, minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Điều 4: Nội dung hoạt động

Nội dung hoạt động của sàn giao dịch bao gồm các hoạt động sau:

1. Môi giới và thực hiện các giao dịch bất động sản bao gồm:
- Môi giới trong giao dịch mua bán bất động sản;
- Môi giới trong giao dịch thuê, thuê mua và cho thuê bất động sản.

2. Định giá bất động sản bao gồm:

- Nhà biệt thự, nhà phố, căn hộ;
- Nhà xưởng, kho tàng;
- Khách sạn, Khu nghỉ dưỡng, nhà hàng, toà nhà cao tầng;
- Đất đai và các công trình xây dựng trên đất;
- Trang trại, các công trình công nghiệp và dân dụng;
- Các bất động sản khác theo quy định của pháp luật;

3. Quản lý các bất động sản bao gồm:

- Khách sạn và khu nghỉ dưỡng;
- Khu vui chơi giải trí, khu dịch vụ thể thao và công viên, sân gôn;
- Toà nhà cao tầng phục vụ văn phòng cho thuê;
- Chung cư và chung cư cao cấp;
- Các khu đô thị và khu dân cư tập trung;
- Khu Công nghiệp.

4. Quảng cáo bất động sản bao gồm:

- Khách sạn và khu nghỉ dưỡng;
- Toà nhà cao tầng phục vụ văn phòng cho thuê;
- Chung cư và chung cư cao cấp;
- Đất đai và các công trình xây dựng trên đất.
- Trang trại, các công trình công nghiệp và dân dụng.

5. Tư vấn bất động sản bao gồm:

Tư vấn phát triển các bất động sản như:
- Khách sạn và khu nghỉ dưỡng;
- Toà nhà cao tầng phục vụ văn phòng cho thuê;
- Chung cư và chung cư cao cấp;
- Các khu đô thị và khu dân cư tập trung.

6. Các dịch vụ bất động sản khác theo quy định của pháp luật.

CHƯƠNG II:
TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA SÀN GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN

Điều 5: Cơ cấu tổ chức sàn giao dịch bất động sản

1. Sơ đồ tổ chức

2. Quyền hạn và trách nhiệm cụ thể

2.1 Ban Điều hành Sàn Giao dịch:

Ban Điều hành Sàn Giao dịch bao gồm:

- Đứng đầu là Giám đốc sàn giao dịch: Giám đốc sàn giao dịch do Chủ tịch Hội đồng Thành viên bổ nhiệm và miễn nhiệm;

- Phó Giám đốc sàn giao dịch: tuỳ theo yêu cầu công việc từng thời kỳ có thể có các Phó Giám đốc, theo đề nghị của Giám đốc sàn giao dịch, Giám đốc Công ty Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm các Phó Giám đốc. Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc theo từng lĩnh vực được phân công. Phó Giám đốc Thực hiện việc điều hành, lãnh đạo Sàn giao dịch khi Giám đốc vắng mặt và được uỷ quyền. Phó giám đốc có trách nhiệm báo cáo lại và chịu trách nhiệm về những công việc đã giải quyết trong thời gian Giám đốc uỷ quyền.

Ban điều hành chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về các hoạt động của sàn, bao gồm:

- Quản lý, điều hành hoạt động sàn giao dịch theo các Quy định, quy trình do Công ty Ban hành và các Quy định của pháp luật về giao dịch Bất động sản;

- Lập kế hoạch kinh doanh và triển khai kế hoạch sau khi được Lãnh đạo Công ty phê duyệt;

- Đào tạo đội ngũ, đánh giá năng lực nhân viên

- Tư vấn cho Lãnh đạo Công ty về các hoạt động của Sàn Giao dịch, các hoạt động môi giới, và quản lý;

- Quản lý và kiểm soát các thông tin về sản phẩm giao dịch trên sàn công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng.

2.2. Tổ Môi giới

- Tìm kiếm và khai thác khách hàng đối với các sản phẩm của công ty và các hàng hoá do khách hàng đăng ký dịch vụ thực hiện tại sàn;

- Tư vấn, hướng dẫn khách hàng các thủ tục cần thiết về thông tin về sản phẩm;

- Nắm bắt các thông tin cần thiết về khách hàng có thể tận dụng tối đa các thông tin phục vụ công tác kinh doanh phát triển khách hàng tiềm năng;

- Thực hiện nghiệp vụ môi giới bất động sản, tư vấn thủ tục pháp lý về bất động sản;

- Quảng cáo, giới thiệu sản phẩm bất động sản;

- Tìm kiếm đối tác đáp ứng các điều kiện của khách hàng để tham gia đàm phán, ký hợp đồng;

- Đại diện theo uỷ quyền để thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản;

- Cung cấp thông tin, hỗ trợ cho các bên trong việc đàm phán, ký hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, thuê, thuê mua bất động sản;

- Yêu cầu khách hàng cung cấp hồ sơ, thông tin, tài liệu liên quan đến bất động sản;

- Đơn phương chấm dứt hoặc huỷ bỏ hợp đồng môi giới bất động sản khi khách hàng vi phạm điều kiện để đơn phương chấm dứt hoặc huỷ bỏ hợp đồng do hai bên thoả thuận trong hợp đồng hoặc theo quy định của pháp luật;

2.2. Tổ định giá

- Thực hiện các nghiệp vụ cần thiết tiến hành định giá theo yêu cầu khách hàng và yêu cầu công việc;

- Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan đến bất động sản làm cơ sở cho việc định giá;

- Tự mình hoặc thuê tổ chức, cá nhân định giá khác thực hiện việc định giá bất động sản trong phạm vi hợp đồng định giá bất động sản với khách hàng;

2.3. Tổ Quan hệ khách hàng

- Giải đáp các thắc mắc, thông tin về sản phẩm của khách hàng;

- Thực hiện thu thập, tiếp nhận các đề nghị, khiếu nại, đề xuất của khách hàng. Trên cơ sở đó, đánh giá, tổng hợp các lỗi thường gặp để đưa ra biện pháp xử lý và giải pháp tháo gỡ, giảm thiểu khiếu nại của khách hàng;

- Duy trì quan hệ với các khách hàng tiềm năng và thường xuyên.

2.4. Thư ký sàn giao dịch

- Thực hiện nghiệp vụ thư ký: trực văn phòng, điện thoại, sắp xếp các cuộc hẹn;

- Chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, giấy tờ của sàn giao dịch, soạn thảo các văn bản, hợp đồng về hoạt động Sàn Giao dịch;

- Lập chứng từ, theo dõi thu, chi, hạch toán theo chế độ báo sổ dưới sự hướng dẫn của Phòng Tài chính - Kế toán - Kiểm toán và Giám đốc Sàn Giao dịch.

- Phối hợp với Phòng Hành chính-Nhân sự để thực hiện các nghiệp vụ tiếp nhận, phân phối và lưu trữ công văn đi đến, thực hiện chế độ chính sách cho CBNV theo quy định chung của Công ty.

CHƯƠNG III:
CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
CỦA SÀN GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN

Điều 6: Quản lý, sử dụng vốn giao và thực hiện chế độ quản lý tài chính

Công ty giao cho Sàn giao dịch quản lý tài sản, trang thiết bị và vốn lưu động để đảm bảo trong quá trình hoạt động. Trong quá trình hoạt động, Sàn giao dịch có nhiệm vụ tích luỹ và tạo nguồn vốn kinh doanh để đảm bảo hoạt động kinh doanh của Sàn giao dịch đạt hiệu quả cao.

Sàn giao dịch có trách nhiệm thực hiện việc lập sổ sách kế toán theo hướng dẫn của Phòng Tài chính - Kế toán - Kiểm toán Công ty, cập nhật các chứng từ thu chi phát sinh và thực hiện các chế độ báo cáo Kế toán - Tài chính cho Công ty và các cơ quan quản lý có liên quan theo quy định của pháp luật.

Điều 7: Thủ tục đăng ký dịch vụ, thanh toán phí dịch vụ giao dịch bất động sản

Cá nhân, tổ chức tham gia các hoạt động giao dịch, dịch vụ kinh doanh bất động sản phải:

- Lập đăng ký theo mẫu của Sàn giao dịch Bất động sản Hà Tĩnh;

- Nộp các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến yêu cầu đăng ký dịch vụ tại trụ sở chính của Sàn giao dịch Bất động sản Hà Tĩnh hoặc các văn phòng giao dịch theo quy định tại Điều 19 Quy chế này;

- Thanh toán phí dịch vụ theo hợp đồng dịch vụ với Sàn giao dịch Bất động sản Hà Tĩnh.

Điều 8: Thanh toán trong giao dịch bất động sản

Giao dịch Bất động sản được hiểu là việc các bên tham gia một quan hệ mua, bán, chuyển nhượng, thuê, thuê mua một bất động sản hoặc giao dịch dưới một hình thức khác theo quy định của Pháp luật hiện hành.

Việc thanh toán trong các giao dịch bất động sản được thực hiện theo thoả thuận giữa các bên trong hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, thuê, thuê mua bất động sản giữa các bên tham gia hợp đồng.

Điều 9: Phí dịch vụ

Ban điều hành sàn giao dịch đề xuất biểu phí trình lãnh đạo Công ty phê duyệt theo từng thời kỳ. Biểu phí được tính căn cứ vào mức thu phí phổ biến của các sàn giao dịch trên thị trường tại thời điểm lập và các chi phí cần thiết để thực hiện các dịch vụ.

CHƯƠNG IV:
QUAN HỆ VỚI CÁC PHÒNG BAN VÀ KHÁCH HÀNG
TRONG GIAO DỊCH

Điều 10: Quan hệ với các phòng, ban Công ty

1. Với Phòng Tài chính - Kế toán - Kiểm toán

- Phòng Tài chính - Kế toán - Kiểm toán hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra việc hạch toán của Sàn giao dịch theo chế độ tài chính Công ty; đối chiếu số liệu về công nợ khách hàng.

- Báo cáo việc thu, chi và cung cấp các chứng từ theo định kỳ để Phòng Tài chính - Kế toán - Kiểm toán tổng hợp hạch toán chung với Công ty.

2. Với Phòng Pháp chế - Kiểm soát

- Phòng Pháp chế - Kiểm soát tham gia soạn thảo, góp ý và soát xét các Hợp đồng liên quan tới giao dịch bất động sản trên Sàn Giao dịch;

- Phòng Pháp chế - Kiểm soát cung cấp các ý kiến tư vấn cho các phương án đầu tư, kinh doanh cho Sàn giao dịch Bất động sản trực thuộc Công ty;

- Phòng Pháp chế - Kiểm soát đưa ra ý kiến đánh giá đối với nội dung thông tin và trạng thái pháp lý về bất động sản giao dịch trên Sàn Giao dịch;

- Phòng Pháp chế - Kiểm soát cung cấp các thông tin liên quan đến tiến độ thực hiện các dự án do Công ty đầu tư, tạo lập và tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng từ Sàn Giao dịch để đề xuất biện pháp giải quyết;

- Cùng phối hợp với Sàn giao dịch để hướng dẫn, bàn giao các sản phẩm do Công ty đầu tư tạo lập.

- Báo cáo việc hoạt động kinh doanh bất động sản từ các sản phẩm do Công ty đầu tư, tạo lập theo yêu cầu của Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật-Đầu tư.

3. Với Phòng Hành chính-Nhân sự

- Phối hợp với Phòng Hành chính - Nhân sự tuyển chọn nhân sự cho Sàn giao dịch và ký hợp đồng lao động với Công ty.

- Tham gia cùng soạn thảo hợp đồng, công văn, quyết định khi cần thiết.

- Phối hợp cùng thực hiện các chế độ, chính sách lương, Bảo hiểm xã hội và các đãi ngộ khác đối với cán bộ nhân viên Sàn giao dịch Bất động sản.

Điều 11: Quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân tham gia Sàn Giao dịch

1. Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch trên Sàn Giao dịch có các quyền sau:

- Yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan đến bất động sản;

- Yêu cầu sàn giao dịch bồi thường thiệt hại do lỗi của sàn giao dịch bất động sản gây ra;

2. Tổ chức, cá nhân tham gia Sàn Giao dịch có các nghĩa vụ sau đây:

- Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch phải đăng ký yêu cầu theo mẫu của Sàn Giao dịch và nộp các yêu cầu tại các địa điểm theo Thông báo của Sàn Giao dịch;

- Thực hiện đúng quy định về hoạt động của Sàn Giao dịch;

- Thanh toán phí dịch vụ và các chi phí khác cho Sàn Giao dịch theo đúng thoả thuận;

- Bồi thường thiệt hại theo mức độ thiệt hại thực tế do lỗi của mình gây ra;

- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.